Manual de Apointly CRM

1. Antes de empezar#

Iniciar sesión#

1. En el navegador, ve a la dirección de tu entorno, por ejemplo https://crm3.apointly.cloud.
2. Introduce tu correo electrónico y tu contraseña y haz clic en Iniciar sesión.
3. Si tienes acceso a más de un entorno, elige ahora aquel en el que quieres trabajar. En este manual es Apointly B2B. Más adelante puedes cambiar de entorno con Otro entorno, arriba a la derecha.
4. Si el entorno está en modo desarrollo, aparece un aviso. Haz clic en Entendido. En ese modo se usan únicamente datos de prueba, nunca datos reales de clientes.

La pantalla#

• El menú de la izquierda contiene Clientes, Proveedores, Tareas, Contratos, Biblioteca de documentos, Facturas y, en Administración, entre otros, Productos y Usuarios. Con el botón ☰, arriba a la izquierda, se muestra u oculta el menú.
• La barra superior muestra el entorno y dónde estás. A la derecha eliges el idioma (NL, ES o EN) y puedes cerrar la sesión.
• Un cliente o un proveedor se abre como una pantalla con bloques: datos, cronología (el expediente), contactos, documentos y más.
• Un * detrás del nombre de un campo significa que el campo es obligatorio.

2. Añadir un cliente#

2.1 Crear el cliente#

1. Haz clic en Clientes en el menú de la izquierda.
2. En la lista, haz clic en Nuevo cliente (arriba a la derecha).
3. En Datos de la empresa rellena como mínimo el Nombre. El número de registro mercantil, el NIF-IVA, el correo de facturación y los demás campos son opcionales. En Gestor de cuentas eliges al empleado que gestiona este cliente (véase 2.3). El estado es por defecto Cliente potencial.
4. A la derecha rellena el Contacto principal: el Nombre y los Apellidos son obligatorios; el correo, el móvil y el cargo son opcionales. Una empresa siempre se crea junto con su contacto principal.
5. En Direcciones rellena las direcciones si las conoces (opcional).
6. Haz clic en Guardar, abajo a la derecha.

El cliente se abre ahora en su propia pantalla, con el aviso Guardado. A la izquierda están los datos de la empresa y las direcciones, en el centro la cronología (el expediente) y a la derecha el gestor de cuentas, los contactos y otros bloques.

2.2 Añadir un contacto#

1. Abre el cliente: haz clic en Clientes en el menú y después en el nombre del cliente.
2. Haz clic en Añadir contacto en la barra superior de la pantalla del cliente. También puedes usar Añadir en el bloque Contactos.
3. Rellena el Nombre y los Apellidos (obligatorios) y, si hace falta, la partícula, el correo, el móvil y el cargo. Marca Hacer contacto principal solo si esta persona debe ser el primer interlocutor.
4. Haz clic en Guardar. El contacto aparece ahora en el bloque Contactos.

Junto a cada contacto que no es principal hay dos opciones: Hacer principal convierte a esa persona en el primer interlocutor y Desvincular quita a la persona de esta empresa. Un cliente siempre tiene exactamente un contacto principal.

2.3 Asignar o cambiar un gestor de cuentas#

El gestor de cuentas es el empleado responsable de este cliente. Ya lo eliges al crear el cliente (paso 3 de 2.1). Para cambiarlo después:

1. Abre el cliente y haz clic en Modificar en la barra superior.
2. En Gestor de cuentas elige al empleado correcto. La lista contiene todos los empleados activos del entorno. Elige – Ninguno – para quitar la asignación.
3. Haz clic en Guardar. El gestor de cuentas aparece ahora arriba a la derecha en la pantalla del cliente, con su correo y teléfono.

3. Añadir un proveedor#

Un proveedor se añade igual que un cliente. En lugar de gestor de cuentas, el empleado que gestiona al proveedor se llama aquí Comprador.

1. Haz clic en Proveedores en el menú de la izquierda.
2. Haz clic en Nuevo proveedor.
3. Rellena el Nombre y, si hace falta, el número de registro mercantil, el NIF-IVA, el Número de acreedor y el Plazo de pago del proveedor (días). En Comprador elige al empleado que gestiona al proveedor (opcional).
4. A la derecha rellena el Contacto principal (el Nombre y los Apellidos son obligatorios).
5. Haz clic en Guardar.

Asignar un comprador#

1. Abre el proveedor y haz clic en Modificar.
2. En Comprador elige al empleado y haz clic en Guardar.

Los contactos de un proveedor se añaden igual que en un cliente (2.2): abre el proveedor y haz clic en Añadir contacto.

4. Añadir un producto#

En el menú, Productos contiene los productos propios de tu empresa. Además, en la pantalla de un proveedor puedes añadir directamente un producto de ese proveedor y ver todos sus productos.

4.1 Un producto propio#

1. Haz clic en Productos en el menú de la izquierda, en Administración.
2. Haz clic en Nuevo producto.
3. A la izquierda rellena los datos del producto: Nombre y, si quieres, la Descripción y la Categoría. Elige la Unidad (por ejemplo unidades) y rellena el Precio de venta sin IVA y el Porcentaje de IVA. Opcionalmente rellena el Precio de compra sin IVA.
4. A la derecha, en Características, rellena si hace falta la Referencia y el código EAN/de barras. Las demás opciones de ese bloque normalmente se dejan como están en el entorno B2B.
5. Haz clic en Guardar. El producto aparece ahora en la lista de productos.

4.2 Un producto de un proveedor#

1. Abre el proveedor (Proveedores → nombre del proveedor).
2. Haz clic en Añadir producto en la barra superior. También puedes usar Añadir en el bloque Productos.
3. Rellena el producto como en 4.1. El proveedor ya está elegido y no hace falta indicarlo.
4. Haz clic en Guardar. Vuelves a la pantalla del proveedor, donde el producto aparece en el bloque Productos.

5. Subir un documento general#

En la Biblioteca de documentos hay documentos válidos para todo el entorno, como las condiciones generales. Se pueden usar como adjunto en un correo. (Un documento que solo pertenece a un cliente se guarda en el cliente: véase 6.3.)

1. Haz clic en Biblioteca de documentos en el menú de la izquierda.
2. Haz clic en Subir documento.
3. Rellena la Descripción (¿qué es el documento?) y el Nombre del adjunto (el nombre de archivo con el que se enviará en un correo).
4. Si hace falta, rellena Válido hasta. Déjalo vacío si el documento no caduca. Pasada esa fecha, el documento ya no se puede usar.
5. Marca Confidencial (nunca en un correo) si el documento no debe usarse nunca en un correo.
6. En Archivo, haz clic en Choose File (Seleccionar archivo) y elige el archivo PDF o Word (máximo 5 MB).
7. Haz clic en Subir.

6. Actualizar el expediente de un cliente#

El expediente de un cliente es la Cronología de su pantalla. Ahí registras como notas las conversaciones, citas y otros datos. Cada nota muestra la fecha, el autor y los posibles adjuntos.

6.1 Añadir una nota#

1. Abre el cliente (Clientes → nombre del cliente).
2. En el bloque Cronología, haz clic en + Nota.
3. Escribe el texto. Con los botones de encima puedes poner el texto en negrita (B), cursiva (I) o subrayado (U), añadir un título (H), una lista (• o 1.) o un enlace.
4. Si quieres adjuntar un archivo, haz clic debajo del cuadro de texto en Choose Files (Seleccionar archivos). Se admiten PDF, JPG, PNG, Word, Excel y texto, con un máximo de 5 MB por archivo.
5. Haz clic en Añadir nota.

6.2 Modificar una nota, añadir un adjunto o retirar una nota#

1. En la cronología, haz clic en la fecha de la nota. Se abre la pantalla de la nota.
2. Haz clic arriba en Modificar, cambia el texto y haz clic en Guardar.
3. La pantalla de la nota muestra ahora la Versión 2. Con cada cambio se guarda una nueva versión; la anterior queda en el historial de versiones y se puede consultar en Cambios.
4. Para añadir un adjunto, hazlo en esa pantalla en Añadir adjuntos: elige el archivo y haz clic en Añadir.
5. Una nota nunca se elimina. Si aun así quieres anularla, rellena en Retirar nota un Motivo y haz clic en Retirar nota. La nota se conserva, marcada como retirada.

6.3 Guardar un documento en el cliente#

Si un documento pertenece solo a este cliente (por ejemplo un presupuesto firmado o un extracto del Registro Mercantil), lo guardas en el bloque Documentos del cliente. Estos documentos son sensibles: no están en la biblioteca de documentos, no se pueden elegir como adjunto de un correo y cada vez que alguien descarga un documento queda registrado.

1. En la pantalla del cliente, en el bloque Documentos, haz clic en Añadir.
2. Rellena la Descripción y elige el Archivo (PDF, JPG, PNG, Word, Excel o texto; máximo 5 MB). El nombre del archivo se usa como nombre del documento.
3. Haz clic en Subir. El documento aparece ahora en el bloque Documentos.

Haz clic en un documento de ese bloque para abrirlo. En la página del documento puedes:

• cambiar la Descripción y hacer clic en Guardar;
• Descargar una versión (cada versión aparece en la lista Versiones);
• subir una nueva versión (la anterior se conserva);
• eliminar definitivamente el documento con todas sus versiones mediante Eliminar documento. Antes se pide una confirmación.

6.4 Exportar el expediente#

Arriba a la derecha del bloque Cronología están PDF y Word. Con ellos exportas todo el expediente del cliente en el orden de la cronología.

7. Consejos útiles#

• Buscar. En la lista de clientes o proveedores también se busca por el nombre o el correo de un contacto.
• Filtrar. Encima de la lista puedes filtrar por estado (activo o archivado), gestor de cuentas y sector.
• Archivar en lugar de eliminar. Un cliente o un proveedor no se elimina. Haz clic en Archivar en la barra superior de la pantalla; todos los datos se conservan y puedes volver a activar al cliente más adelante.
• ¿Usas más de un entorno? Comprueba arriba a la izquierda qué entorno estás usando antes de introducir datos.
• ¿Necesitas ayuda? Escribe a support@apointly.nl. La dirección también aparece en la pantalla de inicio.